18

Mar

2016

Dématérialisation et gestion documentaire : première étape pour la transformation numérique

Gestion Documentaire Infographie Gérer des documents papiers est une pratique encore à ce jour très répandue : 90% de la mémoire des entreprises est au format papier.
La gestion et l'archivage des documents papiers sont des tâches chronophages et onéreuses pour les entreprises.
Il faut en effet compter le coût que représente l'archivage physique dans les classeurs et les armoires,  le temps passé par un salarié pour rechercher des documents papiers soit environ 250 heures par an, ainsi que le coût du traitement que représente une facture fournisseur reçue au format papier, estimé à 14€. 

Dans ce contexte et à  l'ère du digital, la transformation numérique des entreprises est devenue un enjeu économique et sociétal.
Si 57% des entreprises françaises estiment que le numérique est un axe stratégique majeur, seulement 36% ont engagé leur transition numérique.

La dématérialisation et la Gestion Electronique de Documents (GED) font partie des premières étapes pour favoriser et accéler la transformation numérique des entreprises.
Cette première marche vers le numérique est accessible à toute entreprise. 

Qu’est-ce que la dématérialisation ? C’est un moyen technique permettant la transformation de documents papier au format numérique.
Qu'est ce que la GED ? La GED est une solution logicielle destinée à stocker et sécuriser les informations de l'entreprise.

La mise en place d'une solution de GED au sein d'une entreprise a de multiples avantages :
  • Centraliser l'information : la centralisation des documents et les différents modes de recherche possibles facilitent la recherche de contenu et apporte plus de réactivité.
  • Réduire les coûts : la dématérialisation des documents réduit les coûts de traitement, de stockage et de diffusion. L'optimisation des processus métiers et l'automatisation de certaines tâches manuelles permettent de réaliser des gains de productivité importants et offrent aux collaborateurs la possibilité de se recentrer sur leur coeur de métier.
  • Sécuriser : Un document électronique ou papier introuvable entraîne des pertes d’information pour l’entreprise. L'archivage et la traçabilité des documents sécurise l'information.
  • Favoriser le partage et la collaboration : les groupes de travail d'une organisation interviennent sur des documents et projets communs. Le travail collaboratif offre des espaces de travail dédiés, pour un partage de l'information simplifié.
  • Respecter la conformité légale : Pour répondre à une norme, à un processus qualité ou à une législation, l’entreprise doit assurer sa conformité à des procédures. Le document électronique est conservé dans la durée avec historique complet, la conformité est optimale.
Les solutions de dématérialisation et de GED facilitent l'organisation et la circulation de l'information.
Les multiples avantages et la rapidité de déploiement de ces solutions permettent aux entreprises de bénéficier d'un retour sur investissement directement mesurable.