Le papier est encore très présent dans nos organisations. Autant de place perdue en salles d'archives, de temps gaspillé en classement et en recherches inutiles, de sources d'erreurs entraînant la perte d'informations. Par ailleurs, les procédures de traitements des documents internes ou entrants (diffusion, archivage…) dépendent encore beaucoup de solutions propriétaires ou partiellement intégrées aux processus métiers et au système d'information de l'entreprise.

Perte de productivité liée au temps passé à l'archivage, parfois inefficace, des documents sous format papier.

Temps et ressources perdus en recherche d'informations mal archivées.

Fragilité de l'information :
- pertes d'informations importantes stockées sous format papier et pouvant être perdues ou détruites par inadvertance,
- documents électroniques non protégés facilement copiables et imprimables.

Questions sur la pérennité des formats d'archivage.

Rupture dans la traçabilité des informations contenues dans des documents papier ou dans des documents électroniques non contrôlés.

Mauvaise circulation de l'information :
- photocopies papiers contraignantes à diffuser dans tous les services,
- documents numériques stockés dans des formats non lisibles par tous les destinataires.

Dépenses élevées en papier, tonner et cartouches d'encre liées à l'impression de tous les documents destinés à une diffusion interne ou à un archivage.

Locaux perdus et espaces de travail encombrés par l'accroissement des archives papier.