30

Mar

2018

La GED : un outil pour sécuriser ses données

GED RGPD Le 31 mars 2018 se tiendra la septième édition de la Journée mondiale de la sauvegarde informatique (World Backup Day), un événement qui vise à sensibiliser les particuliers et les entreprises à la sauvegarde régulière de leurs fichiers.

L'origine d'une perte de données peut être multiple (erreur de manipulation, coupure de courant, catastrophe naturelle, vol,...) mais la sentence reste souvent la même : en une seconde, il est possible de perdre plusieurs années de travail.
Les pertes de données ont un coût pour les PME françaises, elles ont été estimées selon l'institut de sondage Ipsos Mori à 252 millions d'euros par an, auxquels il est possible d'ajouter la notion de dégration et de déficit d'image.

La sécurisation des données est un sujet de plus en plus suivi pour les entreprises et organisation.
La gestion électronique de documents (GED) apporte une réponse à ce besoin de sécurisation des données.
Qu'est-ce que la GED ? Il s'agit d'une solution logicielle destinée à stocker et sécuriser les informations de l'entreprise.

La mise en place d'une solution de GED au sein d'une entreprise présente de multiples avantages :
  • Centraliser l'information : la centralisation des documents et les différents modes de recherche possibles facilitent la recherche de contenu et apporte plus de réactivité.
  • Sécuriser : L'archivage, la traçabilité des documents sécurise l'information contre la perte, les accidents et malveillances.
  • Accès sécurisé : La gestion des droits d'accès permet de protéger les documents contre les accès non autorisés (accès ou habilitations).
  • Respecter la conformité légale : Le document électronique est conservé dans la durée avec historique complet, la conformité est optimale.
  • Réduire les coûts : L'optimisation des processus métiers et l'automatisation de certaines tâches manuelles de traitement, de stockage et de diffusion permettent de réaliser des gains de productivité importants.
  • Favoriser le partage et la collaboration : Le travail collaboratif offre des espaces de travail dédiés, pour un partage de l'information simplifié.
La sécurisation des données est un enjeu important pour les entreprises. Le RGPD, dont la mise en application est le 25 mai 2018, viendra appuyer les efforts nécessaires autour de la sécurisation des données à caractères personnel.
Les entreprises devront présenter des garanties suffisantes en matière de sécurité et de confidentialité des données, notamment sur l'archivage de certains documents (contrats, documents RH..).
Alliant sécurité et conformité légale, l'archivage de documents au sein d'une solution de GED est une réelle opportunité pour les entreprises.