Dans l’environnement économique actuel, en constante évolution, où la concurrence se fait de plus en plus rude, votre entreprise doit trouver des moyens abordables et pratiques pour gérer la quantité astronomique de contenu papier et électronique essentiel à son activité. La mise en œuvre d'une politique de dématérialisation des documents pour assurer la gestion collaborative de dossiers électroniques devient alors un facteur clé pour maîtriser le cycle de vie et la traçabilité du contenu.
Pour répondre à cette problématique et faciliter les étapes de mise en place de votre projet de dématérialisation, e-Cervo propose une solution globale packagée et vous accompagne depuis l’installation d’une suite logicielle de numérisation, d’indexation et de gestion électronique de documents adaptée, jusqu'à la prise en charge de la dématérialisation de votre structure documentaire existante.

Votre organisation pourra par le biais de cette offre complète :
 

• dématérialiser et centraliser les documents
• raccourcir le cycle de traitement de certains documents (courriers, formulaires, factures, etc…)
• classer et archiver automatiquement les documents
• diffuser et partager les informations de manière sécurisée, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7

Votre processus de gestion documentaire sera ainsi optimisé et simplifié.

LA RÉPONSE DE CERVOPRINT AUX CENTRES DE REPROGRAPHIE ET IMPRIMERIES INTÉGRÉES

Disposer d’un centre de reprographie intégrée est un confort certain pour les organisations, privées comme publiques, qui peuvent ainsi bénéficier de tarifs avantageux, tout en s’assurant la disponibilité d’un service de proximité, le respect des habitudes et besoins de l’entité, sans oublié la sécurisation internes des données.

Pour autant, les attentes des utilisateurs évoluent et les responsables de site cherchent des solutions pour gagner en réactivité et augmenter stratégiquement le volume de leur production en offrant des services toujours plus professionnels.
 

PASSEZ DE CENTRE DE COÛT À CENTRE DE PROFIT !

• CervoPrint accompagne les centres de reprographie intégrés dans la valorisation de leur service, l’optimisation de leurs moyens de production et la planification de leur activité.
• Mise à disposition de l’ensemble des utilisateurs de l’organisation un outil de soumission unique, accessible par simple navigateur internet et très simple d’utilisation
• Gain de temps et réactivité grâce au devisage en ligne et l’épreuvage électronique
• Amélioration de la relation client par l’envoi de notifications e-mail et l’accès à une interface de suivi de commande en temps réel
• Centralisation de la production : une interface unique pour la réception des travaux, l’édition des documents de gestion, l’affectation des tâches, la planification de l’activité et la mise en production
• Développement de nouveaux services pour valoriser les prestations de l’atelier et rapatrier du volume d’impressions : catalogue en ligne (documents personnalisables ou « prêts à imprimer »), prestations PAO, réalisations de CD-DVD, publipostages, travaux grands formats, etc.

Le volume de documents relatifs aux ressources humaines et leur confidentialité nécessite une gestion très spécifique.
La loi du 12 mai 2009 a rendu possible la dématérialisation des bulletins de paie et a ainsi offert la possibilité aux organisations de gérer l’ensemble des documents RH au format numérique.
Dématérialiser des documents RH permet principalement de réduire les coûts, de libérer du temps et de rendre les documents plus accessibles.

Pour vous accompagner dans ce projet et répondre aux problématiques de gestion de documents RH, e-Cervo propose une solution de dématérialisation qui saura s’intégrer dans la politique globale de votre organisation, gagner l'adhésion des parties prenantes, sécuriser les accès, et communiquer avec le système d'information des ressources humaines (SIRH) existant. 

Les bénéfices de cette solution sont multiples :

• Réduction du temps et coûts de traitement des documents RH
• Recentrage du personnel RH sur des missions à plus forte valeur ajoutée
• Accès simplifié pour les collaborateurs RH
• Accès sécurisé pour les salariés, équivalent à un coffre-fort personnel au format électronique où bulletins de paie, contrats de travail et autres documents peuvent être archivés
• Traçabilité et respect des exigences légales

LA RÉPONSE DE CERVOPRINT AUX SOCIÉTÉS DE FACILITY MANAGEMENT

L'externalisation des services généraux est en plein développement car les entreprises préfèrent se concentrer sur leur cœur de métier et confier leurs services à des professionnels dont c’est le métier. A ce titre, la sous-traitance des travaux d’impression et de reprographie fait partie intégrante des « activités multiservices » assumées par les sociétés de facility management.

Pour les donneurs d’ordre, le facility management en termes de production documentaire est l’assurance :

• De jouer sur une masse importante de volumes de prod pour diminuer les coûts
• D’obtenir des produits de meilleure qualité
• D’assurer la centraliser les opérations
• De systématiser la dématérialisation des échanges

 

RATIONNALISEZ VOTRE OFFRE DE PRODUCTION DOCUMENTAIRE "ON DEMAND" !

CervoPrint permet aux sociétés de facility management de valoriser leur savoir-faire et d’étoffer leur offre de service en offrant à leurs clients une plateforme unique de pilotage de leur consommation d’imprimés.
 

• Une réactivité accrue dans le traitement des commandes par la mise à disposition d’un service on-line sécurisé ouvert 24h/24 et 7j/7, avec devisage automatique, circuits de validation intégrés et espace de suivi des commandes en temps réel
• Une extension du service rendu par la mise en place d’une gestion des commandes par allocation de quotas d’impressions ou de dégrèvement d’enveloppes budgétaires
• Une solution mutualisable pour plusieurs donneurs d’ordre, avec une console d’administration unique alliant fiabilité, sécurité et simplicité d’utilisation.

La réduction des dépenses et l’augmentation de la productivité sont au cœur des priorités des entreprises. Face à l’augmentation croissante des flux documentaires entrant et circulant dans l’organisation, l’objectif est de trouver des solutions pour simplifier et optimiser leur traitement.

Le processus de traitement de la facture fournisseur, très chronophage, en fait une cible de choix pour mettre en place une solution d’automatisation.
Pour répondre à cette problématique, e-Cervo propose une solution packagée : e-Cervo for Invoices.
e-Cervo for Invoices est une solution de traitement rapide à implémenter et facile d’utilisation permettant :
 

• la dématérialisation des factures par numérisation
• l’extraction des données de factures
• la reconnaissance et l’association d’informations relatives aux fournisseurs
• la vérification automatique des factures et la fonction de validation de conformité
• l’indexation et le classement dans une solution de gestion électronique de documents sécurisée
• la gestion comptable et le suivi du circuit de validation à travers un workflow de validation automatisé
• l’archivage des documents associés

Les bénéfices de cette solution sont multiples :
 

• Temps et coûts de traitement diminués de 40 à 60%
• Workflow de validation automatisé
• Relation fournisseurs améliorées
• Délais de paiement respectés, pouvoir de négociation accru
• Traçabilité et respect des exigences légales

Dans l’environnement actuel, les échanges de courriers ou e-mails, il devient nécessaire pour chaque organisation de trouver des moyens abordables et pratiques pour gérer le volume de ces contenus papiers et électroniques essentiels à son activité. La mise en œuvre d'une solution automatisée de capture, d’indexation et de gestion électronique de documents est un élément clé pour maîtriser le traitement, le cycle de vie et la traçabilité de ses échanges.
Pour répondre à cette problématique, e-Cervo propose une solution packagée : e-Cervo for Mailrooms.

e-Cervo for Mailrooms est une solution de traitement rapide à implémenter et facile d’utilisation permettant :
 

• la dématérialisation des courriers entrants au format papiers par numérisation
• l’extraction des données des courriers entrants selon des modèles types et personnalisables
• la reconnaissance et l’association d’informations relatives aux courriers entrants
• la vérification automatique des courriers entrants et la fonction de validation de conformité
• l’indexation et le classement dans une solution de gestion électronique de documents sécurisée avec distribution dans les dossiers des services concernés
• l’archivage des documents associés

Les bénéfices de cette solution sont multiples :
 

• Réduction du temps et coûts de traitement des courriers entrants
• Suivi et visibilité améliorés
• Processus de prise de décision plus rapide
• Augmentation de la productivité et de l’efficacité de l’entreprise
• Satisfaction client améliorée

LA RÉPONSE DE CERVOPRINT AUX IMPRIMEURS NUMÉRIQUES

L’automatisation et la simplification des échanges permettra à la filière imprimés de répondre aux nouveaux besoins des clients en termes de réactivité et de coûts de revient.
Le e-procurement – formalisation automatisée des achats d’une entreprise par le biais du e-commerce – devient en effet l’un des domaines les plus porteurs de bénéfices pour les entreprises. Amélioration des cycles de d'achats, suivi régulier de l'évolution des marchés et surtout augmentation de la fidélisation de la clientèle, tels sont les maîtres mots du e-procurement.


Les objectifs du e-procurement pour l’entreprise sont relativement simples et rejoignent ceux de tous les services achats :

• réduction des prix des biens et des services
• raccourcissement des cycles d'achats et d'exécution des commandes
• allègement des coûts administratifs
• amélioration des pratiques de gestion des stocks
• renforcement du contrôle des achats isolés grâce à une automatisation des processus d'achat

Pour l’industrie graphique, les services développés par le e-procurement permettent :

• d'automatiser les tâches répétitives et la transmission d'information
• de centraliser la charte graphique client
• de respecter les procédures d'achats du client
• de respecter les procédures de production de l'imprimeur
 

TIREZ VOTRE ÉPINGLE DU JEU !

CervoPrint accompagne les prestataires de la filière imprimée dans la contractualisation de leurs échanges avec les donneurs d’ordre, avec pour conséquences directes :
 

• un accroissement de la fidélisation de la clientèle
• une réduction du cycle de production des commandes, ayant pour résultat une diminution substantielle des coûts de traitement et un accroissement de la capacité de production
• un moyen pour l’imprimerie de se distinguer autrement que par le prix en valorisant la qualité de service et en se recentrant sur des travaux à forte valeur-ajoutée.